Workshop Forum Ouvert Express

Né de l’expérience d’Ordinata dans l’organisation de grands Forums Ouverts, le Forum Ouvert Express transpose cette méthodologie participative étonnante à des groupes plus restreints: une manière simple et efficace de permettre à 12 à 25 personnes de co-créer ensemble.

Le «Forum Ouvert» (originairement appelé Open Space Technology) est une méthode d’animation de grands groupes en intelligence collective développée par Harrison Owen dans les années 1980. Elle se déploie sur un jour à un jour et demi et peut réunir jusqu’à 2’000 personnes. La version "Express" permet d'utiliser ce formidable outil pour de plus petits collectifs, et ce, dans l'environnement inspirant de la maison tortue d'Ordinata, à la campagne fribourgeoise.

Sur l’invitation reçue bien à l’avance, les participants découvrent le thème général (la «Grande Question») et les modalités pratiques de l’événement, de sorte à pouvoir déjà commencer à y réfléchir. Une fois sur place, les participants constituent tous ensemble l’ordre du jour de la journée de Forum Ouvert Express. Chacun peut proposer librement une discussion sur un sous-thème du thème général, à traiter en petit groupe; chaque heure, une nouvelle série de sous-thèmes est discutée en groupes. Les participants constituent leur propre agenda, se déplaçant d’une discussion à une autre selon leur inspiration et leur intérêt à contribuer. Les résultats des discussions en groupes sont affichés au fur et à mesure dans la salle plénière. Une partie du Forum Ouvert Express peut être consacrée au développement de plans d’action sur la base des discussions du jour.

Il s'agit d'une méthodologie d’intelligence collective qui stimule la créativité, la prise d’initiative et la collaboration, dans un esprit de liberté propice à l'implication de tous dans l'avenir de l'entreprise et à l'adhésion au sens de ce qu'elle cherche à réaliser. Voici quelques caractéristiques intéressantes:

• Il n’y a pas d’ordre du jour et pas de tables: chaque participant soulève les questions qui lui semblent importantes, en lien avec le thème central (la "Grande Question"). C’est ensuite tous ensemble que les participants construisent l’ordre du jour puis organisent des groupes autogérés qui travaillent en plusieurs séances simultanées (d’une heure chacune). La trajectoire de participation est personnalisée par chaque participant.
• Toutes les questions sont explorées: tout ce qui a été mis en avant par les participants est discuté. Ils sont donc motivés, se sentent impliqués. Condition: préparer un cadre clair et rassurant.
• L’output, ce sont les rapports sur flipchart du travail accompli par les groupes et la mention des personnes qui y ont contribué. Cela crée des réseaux et permet de garder l’essentiel des échanges.
• En fin de Forum Ouvert Express, des priorités peuvent être fixées tous ensemble, puis des plans d’action peuvent être élaborés: la structure de l'événement favorise des discussions très larges pour converger ensuite vers des actions concrètes.

Organiser un Forum Ouvert Express, c'est toujours un peu un saut dans l'inconnu! Comment les participants vont-il réagir à la Grande Question? Est-ce que l'intelligence collective va faire son oeuvre? L'ordre du jour, vide au début de la journée, va-t-il se remplir facilement? Les participants (et leurs responsables) sortent généralement "bluffés" d'un Forum Ouvert Express: voir les équipes investies, impliquées, se mettant au service de l'entreprise et du collectif pour réfléchir tous ensemble, est une expérience unique!

Un Forum Ouvert "classique" pour grands collectifs (plusieurs dizaines voire centaines de participants) nécessite une préparation logistique importante; le grand avantage de la formule du Forum Ouvert Express (12 à 25 participants) est qu'il peut être organisé à très court terme et avec une grande économie de moyens.